Er der grænser for hvor meget vi kan lægge ind?
Ja: 25 dokumenter på gratis-planen, 1.000 på Svari og 2.500 på Svari Stor. Hver fil må fylde op til 10 MB. De 25 på gratis er sat så I kan lægge jeres faktiske procedurer ind og se om det virker - ikke bare et par stykker. Betaler I, skal I ikke tænke på loftet.
Et godt råd oveni: Svari er til jeres procedurer, ikke til jeres arkiv. Jo mere der ligger som ikke er en instruktion, jo sværere er det for søgningen at pege på det rigtige. I kan altid se hvor mange I har brugt inde i Svari, og skriv til os hvis I har brug for mere.
Hvad koster det at prøve, og hvornår skal jeg betale?
Det koster ikke noget at prøve, og der er ingen tidsgrænse. Med gratis-planen kan I have én administrator og fire medarbejdere, Der skal ikke oplyses et kort, og der er ingen prøveperiode der udløber.
Fire mand er valgt, fordi det er nok til at finde ud af om det virker hos jer: læg de papirer ind som folk oftest ringer om, sæt fire mand på, og se om opkaldene falder. Svari er bygget til firmaer med fem til tyve ansatte, så på et tidspunkt vil I have resten af holdet med - og først dér koster det 199 kr. om måneden. Vi siger det med det samme, så den femte mand ikke bliver en overraskelse.
Skifter I, kan I opsige til udgangen af den periode I har betalt for. Jeres dokumenter er jeres hele vejen.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
En formiddag. Du trækker jeres PDF'er ind i browseren - ét dokument er nok til at starte, og der er ingen installation og ingen opsætning.
Skal jeg oprette mine medarbejdere?
Ja, men det tager et minut: navn og telefonnummer, og gerne en mail. Har han en mail, sender vi ham et link han bare åbner - så er han inde. Ellers deler du selv linket med ham. Ingen app store, intet password. Derefter er han i gang på sit eget sprog.
Hvad sker der med vores dokumenter?
De forbliver jeres. Alt hostes i EU, og siger I op, sletter vi det hele. Ingen binding - I kan opsige til udgangen af den periode, I har betalt for.
Kan de ikke bare spørge formanden?
Jo. Og det skal de blive ved med - han ved ting, der ikke står i noget papir. Svari er til de tre gange, hvor det ikke virker: når han ikke er der, når manden ikke taler dansk, og når svaret bagefter skal kunne spores til et papir. Formanden svarer af hukommelsen, og husker han forkert, findes der ingen kilde. Et svar fra Svari peger altid på det dokument, det kommer fra - og siger "det står ikke i jeres dokumenter", hvis det ikke gør.
Vi har allerede et system til ordrestyring. Er det ikke ét system mere?
Jo, og det er en fair indvending. Men det, I har, styrer sager: timer, materialer, fakturaer, KS på den enkelte opgave. Svari gør noget andet - det gør jeres procedurer og manualer søgbare på flere sprog. De to ting overlapper sjældent, og Svari kræver ingen opsætning eller udrulning: I lægger et dokument ind, og folk slår op i browseren på telefonen. Bruger I under en time om måneden på det, er det for dyrt uanset prisen - og så skal I lade være.
Må der stå navne på vores folk i dokumenterne?
Ja. Navne, funktioner og arbejdstelefonnumre hører til i en procedure - en beredskabsliste er ikke meget værd, hvis man ikke må skrive hvem der skal ringes til. Grænsen går ved personalesager: ulykkesrapporter, helbredsoplysninger og lister med CPR-numre hører hjemme i jeres løn- eller HR-system, ikke i en søgemaskine hvor hele holdet kan slå op. Det er ikke fordi den slags er ulovligt at have - det er fordi stedet er forkert. Som en hjælp scanner vi automatisk for tal der ligner CPR-numre og afviser filen, før den bliver gemt. Er det ikke CPR-numre men fx varenumre, kan I sætte flueben og lægge filen ind alligevel. Scanningen er en hjælp, ikke en garanti: vi genkender ikke andre følsomme oplysninger.
Kan jeg dokumentere, at medarbejderne har fået instruktionen?
Du kan dokumentere hvem der har bekræftet hvad, og hvornår. Det er ikke det samme som at dokumentere, at instruktionen er givet og forstået - og den skelnen er vigtig. Arbejdstilsynet skriver, at en underskrift ikke alene er dokumentation for nogen af delene. Brug derfor Svari til at holde styr på hvem der mangler, og til at give instruktionen på et sprog folk forstår. Oplæringen på pladsen og jeres tilsyn med arbejdet skal I stadig selv stå for.
Kan svarene bruges over for Arbejdstilsynet?
Det, Svari giver jer, er tre ting: instruktionen er tilgængelig på et sprog medarbejderen forstår, hvert svar peger på jeres eget papir, og I kan se hvem der mangler at bekræfte. Grænsen for hvad en bekræftelse dokumenterer, står i spørgsmålet ovenfor - den gælder også over for Arbejdstilsynet.
