Databehandleraftale (DPA).

Senest opdateret: 30. juli 2026

Når I bruger Svari til jeres egne dokumenter, behandler vi personoplysninger på jeres vegne. Her er rammen for den databehandleraftale (DPA), vi indgår med jer som kunde.

1. Parter og roller

Dataansvarlig: kunden (jeres virksomhed). Databehandler: Halvfems Procent, CVR 46314697.

2. Formål og varighed

Behandlingen sker alene for at levere Svari: at opbevare jeres dokumenter, gøre dem søgbare, besvare opslag, oversætte procedurer til medarbejderens sprog og registrere jeres medarbejderes bekræftelser af instruktioner. Behandlingen varer, så længe aftalen om Svari er i kraft.

3. Typer af oplysninger

Almindelige personoplysninger der måtte fremgå af jeres uploadede dokumenter samt brugeres kontooplysninger (navn, e-mail, telefon). Hertil kommer bekræftelser: hvilken medarbejder der har bekræftet hvilken version af hvilken procedure, og hvornår. Vi opbevarer selve dokumentfilen, som I har uploadet den, så medarbejderen kan åbne originalen på det sted svaret kommer fra. Billeder og tegninger i dokumentet gemmes desuden separat, så de kan vises ved svaret. Uploader I fotos af medarbejdere, behandler vi billeder af personer på jeres instruks - I er dataansvarlige for at have grundlag for det. Svari er beregnet til procedurer og instruktioner, ikke til personalesager. I bør derfor ikke uploade ulykkesrapporter, helbredsoplysninger eller lister med CPR-numre. Som en hjælp scanner vi automatisk teksten for tal der ligner CPR-numre, og afviser filen før den gemmes, men det er et supplement til jeres egen kontrol og ikke en garanti: vi kan hverken opdage alle formater eller genkende andre følsomme oplysninger. Ansvaret for hvad der uploades er jeres som dataansvarlig.

4. Instruks

Vi behandler kun personoplysninger efter jeres dokumenterede instruks. Brug af tjenesten som beskrevet udgør den løbende instruks. Vi videregiver ikke data til tredjemand uden grundlag.

5. Sikkerhed og fortrolighed

Vi opfylder kravene i databeskyttelsesforordningens art. 28, stk. 3, herunder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger (art. 32):

• EU-hosting og adgangsstyring.
• Adskillelse af kundedata (schema pr. virksomhed).
• Kryptering i transit, løbende opdatering og logning.
• Øjeblikkelig spærring af brugere kan udføres af jeres administrator.
• Alle med adgang til personoplysninger er underlagt tavshedspligt.
• I har ret til at føre tilsyn: vi stiller den nødvendige dokumentation til rådighed og muliggør og bidrager til revision, herunder inspektioner.

6. Underdatabehandlere

Vi anvender følgende godkendte underdatabehandlere, alle inden for EU/EØS:

• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Tyskland) - hosting og lagring af data.
• Mistral AI (Paris, Frankrig) - generering af svar ud fra jeres dokumenter, oversættelse af procedurer til medarbejderens sprog, en kort beskrivelse af billeder i dokumenterne så de kan findes ved søgning, og maskinlæsning (OCR) af scannede dokumenter uden tekstlag. Ved oversættelse sendes hele procedurens tekst; ved almindelige opslag kun de fundne uddrag. Billedbeskrivelser bruges alene til søgning og vises ikke som svar.
• GatewayAPI (København, Danmark) - levering af SMS-login-koder.
• Selvhostet e-mail (MailCow, hostet hos Hetzner) - magic-link- og systembeskeder.

Den til enhver tid gældende liste kan rekvireres hos os. Vi sikrer, at underdatabehandlere er underlagt databeskyttelsesforpligtelser svarende til denne aftale. Vi underretter jer skriftligt forud for enhver tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler, så I har mulighed for at gøre indsigelse.

7. Bistand og brud

Vi bistår jer med at opfylde anmodninger fra registrerede og med sikkerhed. Ved brud på persondatasikkerheden underretter vi jer uden unødig forsinkelse.

I kan selv håndtere de mest almindelige anmodninger direkte i Svari:

• Sletning af et dokument. Sletter I et dokument, fjernes den søgbare tekst, den originalfil vi har gemt, og de billeder der blev udtrukket af den. Også de bekræftelser, jeres medarbejdere har givet på netop det dokument, slettes - det kan ikke fortrydes, så overvej at trække dokumentationen ud først. Deler to procedurer den samme originalfil, bevares filen, indtil den sidste af dem er slettet.
• Fjernelse af en medarbejder. Adgangen spærres straks, og telefonnummeret slettes. Medarbejderens navn bliver stående på de bekræftelser, han allerede har givet. En bekræftelse er en registrering af en handling, der fandt sted på et bestemt tidspunkt; slettes den, kan I ikke længere godtgøre, at instruktionen blev givet - fx hvis der senere rejses et krav efter en arbejdsulykke. Vi henholder os her til art. 17, stk. 3, litra e (retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares). Bemærk at en bekræftelse ikke i sig selv beviser, at instruktionen var tilstrækkelig eller blev forstået; se afsnittet om dokumentation i vores vilkår.

8. Sletning ved ophør

Ved aftalens ophør sletter eller tilbageleverer vi efter jeres valg alle personoplysninger og sletter eksisterende kopier, jf. art. 28, stk. 3, litra g, medmindre EU-ret eller national ret kræver fortsat opbevaring.

9. Få den fulde aftale

En underskrevet databehandleraftale indgås i forbindelse med aftaleindgåelsen. Skriv til jonas@halvfemsprocent.dk for at få DPA-skabelonen tilsendt.